Правила общения по телефону

В современном деловом мире люди повседневно наряду с личной встречей используют телефонные переговоры. Но для достижения успеха необходимо учитывать отличия и особенности телефонной беседы от обычного общения.

Телефоны появились и используются людьми уже более ста лет. Технологии мобильной связи сделали разговор доступным в любое время и в любом месте. Конечно же, за такой длительный период сформировались общепринятые рекомендации и правила общения по телефону.

Четко и кратко

Произношение должно быть четким и громким. Разговор должен быть кратким и содержательным. Необходимо учитывать, что тембр голоса и тон передают выражаемые эмоции и мимику говорящего (например, улыбка при телефонном разговоре сделает тон голоса теплее).

При входящем звонке в начале разговора принято использовать слова: «алло», «слушаю», «да» либо назвать фамилию. Снимать трубку следует не ранее второго гудка. При ошибочном наборе номера, звонящему следует сразу же извиниться и повесить трубку. При технических проблемах со связью во время разговора перезванивает инициатор звонка. Заканчивает беседу обычно также его инициатор.

При использовании мобильного телефона в общественных местах следует соблюдать допустимый уровень громкости либо выключать аппарат. Мобильный телефон является личной вещью, и некорректно спрашивать разрешения позвонить с чьего-либо сотового телефона (за исключением экстренных случаев).

Время для звонков

На домашний телефон допустимо звонить с восьми утра до одиннадцати часов вечера. При этом беспокоить дома руководителя по телефону можно лишь в случае его разрешения на такой звонок.

Для использования рабочего телефона организации, как правило, разрабатывают внутренние стандарты в виде инструкций для своих работников, содержащие приветствие звонящего доброжелательным голосом и представление сотрудника организации. Телефон не используется в личных целях.

Нередко при обращении по телефону в организацию интересующего Вас абонента нет на месте. В этом случае уместно будет оставить свои координаты, а также уточнить время для повторного или ответного звонка.

Часто для телефонов используют автоответчики. Невежливо прерывать телефонный звонок, услышав предложение оставить сообщение. Начинать говорить следует после сигнала, выждав паузу. Сообщение должно быть кратким и содержать номер телефона для обратной связи.